Emettere fatture cartacee è un processo lungo e dispendioso sia in termini di costi elevati, che in termini di bassa efficienza. Gli errori sono frequenti, causano colli di bottiglia e ritardi nei pagamenti. Ma le fatture elettroniche possono risolvere rapidamente questi problemi, riducendo lo sforzo e le spese.
L’invio delle fatture e il pagamento è più facile e veloce con l’utilizzo dei software per la fatturazione elettronica e ciò potrebbe permetterti di risparmiare il 40-60% dei costi amministrativi, inoltre, viene nettamente semplificata l’archiviazione, rendendo facile la ricerca e il monitoraggio grazie alla maggiore visione d’insieme dei processi relazionali intercorsi con i clienti.
I pagamenti giungono in maniera più veloce e senza perdere troppo tempo nella gestione e nella consegna, inoltre, il software per la fatturazione elettronica (vedi per esempio https://www.savinosolution.com/einvoice-7/) provvede alla conformità, convertendo in maniera automatica i dati per soddisfare le normative IVA / fiscali specifiche del Paese.
L’utilizzo di tali gestionali è vantaggioso per tutti, grazie al risparmio sui costi e alla possibilità di attenersi alla conformità legale internazionale, facilitando l’esternalizzazione. Infatti, essi utilizzano la rete per inviare e convertire automaticamente le fatture nei formati compatibili con la normativa vigente.
L’automazione dell’invio delle fatture offre una migliore supervisione e un maggiore controllo sui crediti dei clienti. Il processo viene notevolmente velocizzato e semplificato, inoltre, vi è la possibilità di ottenere uno spazio di archiviazione facile da controllare, che possiede i requisiti di conformità, automatico e sicuro, per recuperare i documenti necessari al momento opportuno.
Perché così tante aziende e governi si stanno spostando verso la fatturazione elettronica? L’automazione li aiuta a essere pagati più velocemente e a ridurre i costi di fatturazione, quindi semplifica il business e semplifica la vita.
Tutto ciò permette di automatizzare l’archiviazione delle fatture, in modo che i documenti siano conservati negli spazi giusti, rispettando le normative locali e, cosa più importante, che rendano facile la ricerca del documento da trovare quando è necessario.
Niente più documenti cartacei ma solo file archiviati in maniera centralizzata, per ridurre gli errori e il doppio lavoro, per trovare qualcosa in maniera più rapida, conservare i dati in modo più affidabile, senza rischi di cancellazione, utilizzando una soluzione software online, una tecnologia all’avanguardia, con la firma digitale, che sancisce l’inalterabilità e la conformità del documento.
Con la fatturazione elettronica tutto viene fornito in un formato digitale e la carta viene completamente rimossa dal processo, non è richiesto alcun intervento manuale ed è al 100% la macchina a lavorare.
Le fatture PDF e gli allegati di posta elettronica non rappresentano una tipologia di fatturazione elettronica, in quanto implicano interventi manuali come la stampa o il collegamento del documento a un’e-mail.
L’Unione Europea richiede che la fatturazione elettronica sia la forma da utilizzare in maniera diffusa entro il 2020, perché è rapida, accurata ed eco-compatibile, infatti permette di risparmiare sui costi e ha tempi di elaborazione più veloci.
La fatturazione cartacea richiede molto tempo, si basa spesso sul lavoro di persone specifiche all’interno di un’azienda ed è suscettibile di errore umano. Il passaggio alla fatturazione elettronica migliorerebbe il flusso di cassa e minimizzerebbe i ritardi di pagamento.
Tutte le informazioni fluiscono direttamente dal fornitore all’acquirente, da macchina a macchina. Un processo diretto e completamente automatizzato, che utilizza un formato predefinito, quindi le fatture non possono essere modificate, mantenendo l’autenticità delle informazioni.
Un software appositamente predisposto permette di sapere quando una fattura viene visualizzata, quando diventa esigibile o viene pagata, in modo da poter intraprendere le azioni giuste per gestire il flusso di cassa. È possibile, dunque, impostare i promemoria da inviare automaticamente ai clienti via email, con una notifica che segnala la scadenza del pagamento.
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